Michał LewandowskiZbliżające się święta Bożego Narodzenia to czas firmowych spotkań i wręczania prezentów pracownikom. Urząd skarbowy może jednak znacznie zmniejszyć wypłacane wynagrodzenia z powodu nieprawidłowego rozliczenia świątecznych upominków. Eksperci ostrzegają przed podatkowymi pułapkami, które mogą zaskoczyć zarówno pracodawców, jak i pracowników.
Kiedy prezent staje się problemem podatkowym
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie każde świadczenie otrzymane od pracodawcy stanowi przychód podlegający opodatkowaniu. Kluczowe znaczenie ma charakter świadczenia oraz jego związek z wykonywaną pracą.
Jeśli spotkanie ma charakter integracyjny, jest dostępne dla wszystkich pracowników i nie wiąże się z indywidualnymi korzyściami materialnymi, uczestnictwo w nim nie generuje przychodu dla pracownika. W takiej sytuacji nie ma obowiązku odprowadzania podatku dochodowego ani składek na ubezpieczenia społeczne.
Drogie upominki pod lupą fiskusa
Problemy zaczynają się, gdy pracownik otrzymuje świadczenia o wymiernej wartości, takie jak:
- Bony i karty podarunkowe
- Drogie upominki (elektronika, markowe alkohole)
- Zestawy kosmetyków
- Smartwatche i inne gadżety
Tego typu prezenty mogą zostać uznane za przychód ze stosunku pracy. Wówczas pracodawca ma obowiązek uwzględnić ich wartość przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy oraz składek ZUS.
Jeśli pracodawca wręczy pracownikowi smartwatch za 700 zł, to choć obdarowany się cieszy, jego wypłata netto w tym miesiącu będzie niższa, ponieważ od wartości prezentu trzeba naliczyć podatek oraz składki
Bezpieczne rozwiązania przez ZFŚS
Inaczej wygląda sytuacja przy świadczeniach finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). W 2025 roku limit zwolnienia z PIT wynosi 1000 zł, przy czym możliwe jest jego czasowe podniesienie do 2000 zł w ramach specustaw.
Najważniejsze jednak, by prezenty miały charakter socjalny - czyli ich wartość musi zależeć od sytuacji życiowej i materialnej pracownika. Nie można każdemu wręczyć identycznego upominku z funduszu socjalnego. Regulamin ZFŚS wymaga różnicowania świadczeń.
Limity i ograniczenia VAT
Pracodawcy muszą również pamiętać o "pułapce VAT". Limity prezentu małej wartości to:
| Rodzaj ewidencji | Limit roczny na osobę |
|---|---|
| Z prowadzeniem ewidencji | 100 zł netto |
| Bez ewidencji | 20 zł netto |
Po przekroczeniu tych kwot firma musi naliczyć VAT od przekazanego prezentu.
Darowizny jako alternatywa
W szczególnych przypadkach prezent może zostać zakwalifikowany jako darowizna. Wtedy stosuje się przepisy o podatku od spadków i darowizn. Jeżeli wartość prezentu przekroczy 5733 zł, pracownik zapłaci podatek od darowizny.
Warto jednak pamiętać, że darowizny nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, co dla firm może być niekorzystne.
Interpretacje urzędu skarbowego
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych konsekwentnie wskazuje, że prezenty jubileuszowe (np. zegarki z okazji 25-lecia pracy) nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym, ale podlegają opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.
Kryterium odróżnienia świadczeń pracodawcy stanowi obiektywna ocena, czy świadczenie stanowi realne przysporzenie majątkowe, którego efekt jest uchwytny w majątku pracownika.
Jak uniknąć problemów
Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek ze strony urzędu skarbowego, pracodawcy powinni:
- Dokładnie poznać obowiązujące limity podatkowe
- Rozważyć finansowanie prezentów ze środków ZFŚS
- Różnicować wartość świadczeń w zależności od sytuacji materialnej pracowników
- Prowadzić odpowiednią dokumentację przekazywanych upominków
- Konsultować się z doradcami podatkowymi w przypadku drogich prezentów
Prezenty świąteczne to świetna okazja do budowania relacji i motywacji, ale tylko wtedy, gdy ich przekazanie jest dobrze przemyślane także od strony podatkowej. Znajomość limitów i właściwe źródło finansowania pomagają uniknąć kosztownych błędów i nieprzyjemnych zaskoczeń w postaci zmniejszonej pensji.
