Michał LewandowskiOd 1 lutego 2026 roku rozpocznie się wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który ma zrewolucjonizować obieg dokumentów finansowych w Polsce. Ministerstwo Finansów zapewnia jednak, że instytucje publiczne będą nadal honorować faktury w formie papierowej, pod warunkiem że będą zawierać specjalny kod QR.
Nie wszystkie urzędy będą miały pełny dostęp do KSeF
Jak wyjaśnia resort finansów, dostęp do systemu KSeF będzie zróżnicowany w zależności od rodzaju instytucji. Pełny dostęp otrzymają organy takie jak:
- Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK)
- Policja
- Sądy
- Prokuratura
Te instytucje będą otrzymywać faktury jako pliki XML, zachowując oryginalny format dokumentu źródłowego. Jednak inne placówki, w tym wydziały komunikacji zajmujące się rejestracją pojazdów, takiego uprzywilejowanego dostępu nie będą miały.
Kod QR jako klucz do weryfikacji
Aby rozwiązać problem weryfikacji faktur przez urzędy bez bezpośredniego dostępu do KSeF, wprowadzono obowiązek umieszczania kodu QR na każdej fakturze. Ten mechanizm będzie szczególnie istotny w przypadku:
- Faktur offline wystawianych podczas awarii systemu
- Przerw w dostawie prądu
- Innych sytuacji uniemożliwiających korzystanie z KSeF
Dzięki kodowi QR pracownicy instytucji publicznych będą mogli szybko i anonimowo zweryfikować autentyczność dokumentu oraz sprawdzić podstawowe dane, takie jak kwota należności czy NIP sprzedawcy.
Praktyczne zastosowanie nowych rozwiązań
Ministerstwo Finansów podkreśla, że faktury wystawione przez KSeF będą mogły służyć jako dowody w różnych procedurach administracyjnych i prawnych. Przykładowo, przedsiębiorcy będą mogli używać ich:
- Jako dowody przed sądami arbitrażowymi
- Do rejestracji pojazdów w wydziałach komunikacji
- W innych procedurach wymagających przedstawienia dokumentacji finansowej
Rewolucja w obiegu dokumentów
Wprowadzenie KSeF oznacza fundamentalną zmianę w sposobie funkcjonowania polskich przedsiębiorstw. System ma uprościć procesy księgowe i zwiększyć kontrolę nad obrotem gospodarczym, jednocześnie zachowując możliwość korzystania z tradycyjnych form dokumentacji tam, gdzie jest to niezbędne.
Funkcjonalność skanowania kodu QR pozwoli instytucjom publicznym na szybką weryfikację faktur. Każdy pracownik instytucji będzie mógł sprawdzić, czy faktura została wystawiona i czy znajduje się w KSeF
Rozwiązanie to ma zapewnić płynne przejście na nowy system, minimalizując jednocześnie problemy związane z okresem adaptacji do nowych przepisów.
Przygotowania do wdrożenia
Przedsiębiorcy mają jeszcze kilka miesięcy na przygotowanie się do obowiązkowego korzystania z KSeF. Ministerstwo Finansów zapowiada, że będzie udostępniać szczegółowe wytyczne dotyczące prawidłowego formatowania faktur z kodami QR oraz procedur ich weryfikacji.
Nowy system ma nie tylko zdigitalizować obieg faktur, ale także zwiększyć bezpieczeństwo transakcji i ułatwić walkę z oszustwami podatkowymi, zachowując jednocześnie praktyczność dla wszystkich uczestników rynku.
