Michał LewandowskiOd 1 lutego 2026 roku największe firmy w Polsce mają obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność nauczenia się obsługi nowego systemu, począwszy od podstawowej czynności - logowania się do platformy.
Kto musi się logować do KSeF
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy obecnie firm, które w 2024 roku osiągnęły obrót przekraczający 200 milionów złotych. Pozostałe przedsiębiorstwa będą musiały przystąpić do systemu dopiero od 1 kwietnia 2026 roku. Jednak już teraz wiele mniejszych firm decyduje się na dobrowolne korzystanie z platformy.
Jak się zalogować do KSeF - instrukcja krok po kroku
Proces logowania do systemu KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania. Oto najważniejsze kroki:
- Posiadanie profilu zaufanego lub e-Dowodu - to podstawowy warunek dostępu do systemu
- Rejestracja w systemie KSeF - należy utworzyć konto firmowe w platformie
- Nadanie uprawnień - właściciel firmy musi nadać odpowiednie uprawnienia pracownikom
- Konfiguracja oprogramowania - integracja z systemami księgowymi firmy
Problemy z logowaniem - najczęstsze przyczyny
Eksperci zwracają uwagę na kilka najczęstszych problemów, które mogą wystąpić podczas logowania:
- Przeciążenie systemu - szczególnie w godzinach szczytu może dochodzić do opóźnień
- Nieprawidłowe certyfikaty - problemy z autoryzacją mogą wynikać z błędnej konfiguracji
- Brak odpowiednich uprawnień - pracownicy mogą mieć ograniczony dostęp do funkcji systemu
- Problemy z integracją - trudności z połączeniem systemów księgowych z platformą KSeF
Alternatywy dla tradycyjnych faktur
Warto pamiętać, że przepisy przewidują również inne formy wystawiania faktur. Firmy mogą nadal korzystać z:
- Wydruków z kas fiskalnych - szczególnie popularne na stacjach paliw
- Faktur papierowych - dla firm o mniejszych obrotach do końca 2026 roku
- E-faktur w formacie PDF - wysyłanych tradycyjną drogą elektroniczną
Wsparcie dla przedsiębiorców
Ministerstwo Finansów zapewnia, że system jest odporny na ataki cybernetyczne i gwarantuje bezpieczeństwo danych. Dla firm, które mają problemy z logowaniem lub obsługą systemu, dostępne jest wsparcie techniczne.
Przedsiębiorcy mogą również skorzystać z pomocy firm informatycznych specjalizujących się w integracji systemów księgowych z platformą KSeF. Eksperci radzą, aby przy wyborze oprogramowania zwrócić szczególną uwagę na certyfikację i kompatybilność z systemem.
Przyszłość elektronicznych faktur
Wprowadzenie KSeF to część szerszej cyfryzacji administracji publicznej. Do końca 2026 roku system ma objąć wszystkich podatników VAT w Polsce. Oznacza to, że umiejętność logowania i obsługi platformy stanie się koniecznością dla każdego przedsiębiorcy.
Warto już teraz przygotować się do zmian i zapoznać z funkcjonalnościami systemu, aby uniknąć problemów w przyszłości. Prawidłowe logowanie to pierwszy krok do efektywnego korzystania z elektronicznych faktur.
