Michał LewandowskiOd 1 lutego 2026 roku w Polsce rozpoczyna się prawdziwa rewolucja w sposobie wystawiania i odbierania faktur. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmieni dotychczasowe zasady fakturowania dla wszystkich podatników VAT. Przedsiębiorcy przestaną wymieniać faktury bezpośrednio między sobą, a będą je wysyłać i odbierać za pośrednictwem centralnego systemu rządowego.
Jak będzie działał KSeF w praktyce
Nowy system oznacza definitywne odejście od faktur papierowych i elektronicznych w formacie PDF. Wszystkie dokumenty będą musiały mieć postać ustrukturyzowaną w formie pliku XML, zgodną ze wzorem określonym przez Ministerstwo Finansów.
Jak wyjaśnia Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt, proces fakturowania będzie przypominał obecny system, ale z kluczową różnicą:
Faktura zamiast na maila w formie pliku PDF trafia bezpośrednio do KSeF w formie pliku XML. Nabywca otrzyma fakturę w momencie, gdy sprzedawca wyśle ją do systemu i KSeF nada jej unikalny numer.
Harmonogram wdrażania systemu
Wprowadzenie KSeF będzie odbywało się etapami, ale wszyscy podatnicy muszą być gotowi na odbieranie faktur już od 1 lutego:
- 1 lutego 2026 - największe firmy o wartości sprzedaży powyżej 200 mln zł muszą wystawiać faktury w KSeF
- 1 kwietnia 2026 - obowiązek rozszerza się na pozostałych podatników VAT
- 1 stycznia 2027 - do systemu wchodzą podmioty o sprzedaży nieprzekraczającej 10 tys. zł miesięcznie
Korzyści i zmiany dla przedsiębiorców
System KSeF przyniesie kilka istotnych zmian w codziennym funkcjonowaniu firm:
- Automatyczne archiwizowanie - wszystkie faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat
- Skrócenie terminu zwrotu VAT - z 60 do 40 dni
- Brak możliwości anulowania faktur - każdy błąd trzeba będzie skorygować fakturą korygującą
- Łatwiejszy dostęp do dokumentów - faktury dostępne nawet gdy kontrahent przestanie istnieć
Dostęp do systemu i uwierzytelnienie
Aby korzystać z KSeF, przedsiębiorcy będą mogli wykorzystać różne metody uwierzytelnienia:
- Profil zaufany
- Podpis kwalifikowany
- Pieczęć kwalifikowaną (dla spółek)
- Token w oprogramowaniu komercyjnym
System pozwala również na nadawanie uprawnień pracownikom lub biurom rachunkowym do wystawiania i odbierania faktur w imieniu przedsiębiorcy.
Opcje dla różnych typów firm
Jednoosobowi przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z darmowych aplikacji ministerialnych lub zakupić komercyjne oprogramowanie. Większe firmy praktycznie będą musiały zainwestować w specjalistyczne programy do fakturowania lub systemy finansowo-księgowe obsługujące KSeF.
Tryby awaryjne i zabezpieczenia
Twórcy systemu przewidzieli specjalne procedury na wypadek problemów technicznych. W przypadku braku dostępu do internetu będzie można wystawić fakturę offline i przesłać ją do systemu następnego dnia. Przewidziano również tryby awaryjne na wypadek awarii samego KSeF.
Obawy sektora rolniczego
Szczególne wątpliwości zgłasza sektor rolniczy. Krajowa Rada Izb Rolniczych zwróciła się do ministra finansów o przesunięcie terminu, argumentując brakiem kompetencji cyfrowych i odpowiedniego oprogramowania wśród rolników.
Monika Hodór z Warmińsko-Mazurskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego potwierdza te obawy:
Jeszcze przed wprowadzaniem KSeF rolnicy miewali problemy z dokumentacją i często muszą angażować biura rachunkowe. Im większy zakres działalności, tym więcej komplikacji.
Przygotowania w ostatniej prostej
Z niecałym miesiącem do uruchomienia systemu, przedsiębiorcy powinni pilnie przygotować się do zmian. Kluczowe działania to:
- Wybór i wdrożenie odpowiedniego oprogramowania
- Uzyskanie dostępu do systemu KSeF
- Szkolenie pracowników
- Ustalenie uprawnień dla biura rachunkowego
- Przygotowanie procedur awaryjnych
KSeF to największa zmiana w polskim systemie fakturowania od lat. Choć przyniesie wiele udogodnień w długoterminowej perspektywie, początkowy okres może okazać się wyzwaniem, szczególnie dla mniejszych przedsiębiorców i rolników. Kluczowe będzie odpowiednie przygotowanie i wsparcie techniczne w pierwszych miesiącach funkcjonowania systemu.
