KSeF - rewolucja w fakturowaniu dla polskich firm już od lutego 2026 roku

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to najbardziej znacząca zmiana w polskim systemie fakturowania od wielu lat. Od lutego 2026 roku wszystkie przedsiębiorstwa w Polsce będą musiały przygotować się na nową erę cyfrowego fakturowania. Ministerstwo Finansów stanowczo odmawia kolejnego przesunięcia terminu, mimo że znaczna część firm wciąż nie jest gotowa na nadchodzące zmiany.

Harmonogram wdrażania KSeF - kto i kiedy musi być gotowy

System będzie wprowadzany etapami, obejmując różne grupy przedsiębiorstw:

• Od 1 lutego 2026 roku - duże firmy z obrotem przekraczającym 200 milionów złotych rocznie (z VAT)
• Od 1 kwietnia 2026 roku - wszyscy pozostali podatnicy VAT, w tym małe i średnie przedsiębiorstwa oraz jednoosobowe działalności gospodarcze
• Od 1 stycznia 2027 roku - najmniejsze firmy, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tysięcy złotych

Kluczowe jest to, że już od 1 lutego 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy muszą umieć odbierać faktury z systemu KSeF, niezależnie od tego, kiedy sami będą zobowiązani do ich wystawiania.

Jak zmieni się codzienność biznesowa

Po wdrożeniu KSeF przedsiębiorcy nie będą już otrzymywać tradycyjnych faktur papierowych ani w formacie PDF. Wszystkie dokumenty będą dostępne wyłącznie w systemie elektronicznym, skąd trzeba je będzie samodzielnie pobierać. Datą otrzymania faktury będzie moment jej udostępnienia w KSeF, bez względu na to, czy kontrahent faktycznie ją pobierze.

Faktury będą tworzone w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną FA(3). Wszystkie dokumenty trafią do wspólnego zbioru w systemie, co może utrudnić ich identyfikację, szczególnie w większych firmach.

Przygotowania techniczne i organizacyjne

Przedsiębiorcy muszą upewnić się, że ich programy księgowe i systemy ERP będą potrafiły:

• Generować i walidować pliki XML w formacie FA(3)
• Odbierać faktury z KSeF i je przetwarzać
• Integrować się z systemem ministerialnym

Małe firmy będą mogły korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF czy e-mikrofirma dostępna w e-Urzędzie Skarbowym.

Dostęp do systemu - certyfikaty już od listopada

Od 1 listopada 2025 roku przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o certyfikaty w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą logować się przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Osoby prawne muszą złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego lub używać pieczęci kwalifikowanej.

Niepokojące dane o gotowości przedsiębiorców

Najnowsze badania pokazują, że polski biznes nie jest przygotowany na nadchodzące zmiany:

• 30% firm nie podjęło jeszcze żadnych działań przygotowawczych
• 20% przedsiębiorców nie wie dokładnie, czym jest KSeF
• 70% biur rachunkowych nie rozpoczęło przygotowań do obsługi systemu

Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że wdrożeniem KSeF zajmie się ich biuro rachunkowe. Eksperci ostrzegają, że to podejście jest nieprawidłowe - biura rachunkowe nie uczestniczą bezpośrednio w procesach sprzedażowych i nie mogą przejąć pełnej odpowiedzialności za wdrożenie systemu.

Stanowisko Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów kategorycznie odmawia kolejnego przesunięcia terminu. W oficjalnym komunikacie resort podkreślił, że prace nad stabilnością systemu znajdują się na końcowym etapie, a przedsiębiorcy powinni skupić się na praktycznych przygotowaniach.

"Nie planujemy kolejnych zmian w terminie wdrożenia KSeF. System jest gotowy, a przedsiębiorcy mają wystarczająco czasu na przygotowania"

Wyzwania dla branży IT

Dostawcy oprogramowania alarmują o napiętych terminach i ciągłych zmianach w specyfikacji systemu. Pomimo udostępnienia środowiska testowego, API KSeF wciąż ulega modyfikacjom, co utrudnia przygotowanie stabilnych rozwiązań dla przedsiębiorców.

Kluczowa funkcjonalność wizualizacji faktur, która ma ujednolicić ich wygląd między różnymi systemami, dopiero zostanie udostępniona, co oznacza dodatkową pracę programistyczną i testy.

Co robić już teraz

Przedsiębiorcy powinni niezwłocznie:

1. Skontaktować się z dostawcą swojego oprogramowania księgowego
2. Zaplanować szkolenia dla pracowników
3. Przetestować procesy fakturowania w środowisku testowym
4. Przygotować procedury awaryjne
5. Ubiegać się o niezbędne certyfikaty od listopada

KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale przede wszystkim organizacyjna rewolucja, która obejmie wszystkie 2,8 miliona aktywnych przedsiębiorstw w Polsce. Chociaż kary i sankcje zaczną obowiązywać dopiero od 2027 roku, lepiej być przygotowanym wcześniej niż narazić firmę na ryzyko chaosu fakturowego.