Michał LewandowskiKrajowy System e-Faktur (KSeF), który oficjalnie rozpocznie działanie 1 lutego 2026 roku, budzi coraz większe obawy wśród polskich przedsiębiorców. Mimo że platforma testowa była dostępna od końca września 2025 roku, zainteresowanie przygotowaniami do nowego systemu okazało się znacznie mniejsze niż oczekiwano.
Niewiele firm przetestowało nowy system
Według informacji uzyskanych przez dziennikarzy, dziesiątki tysięcy firm skorzystało z możliwości testowania KSeF na specjalnej platformie udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. To jednak kropla w morzu, biorąc pod uwagę, że system będzie dotyczył milionów polskich przedsiębiorstw.
Krajowa Administracja Skarbowa, widząc skalę problemu, uruchomiła specjalną akcję informacyjną. W weekendy 24-25 stycznia oraz 31 stycznia zorganizowane zostaną dni otwarte poświęcone KSeF. Urzędy skarbowe będą czynne w soboty i niedziele, oferując konsultacje w godzinach 9-15.
Harmonogram wdrażania KSeF
Szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda przedstawił szczegółowy harmonogram wprowadzania nowego systemu:
- Od 1 lutego 2026 r. - obowiązek dla największych firm z obrotami powyżej 200 mln zł w 2024 roku (4213 podmiotów)
- Od 1 kwietnia 2026 r. - dla pozostałych przedsiębiorców
- Od 1 stycznia 2027 r. - dla najmniejszych firm z obrotami poniżej 10 tys. zł brutto miesięcznie
Kluczowa informacja dotyczy jednak wszystkich podmiotów - już od 1 lutego 2026 roku każda firma będzie musiała odbierać faktury w systemie KSeF, niezależnie od swojej wielkości.
Wątpliwości dotyczące odliczania VAT
Jedną z największych obaw przedsiębiorców są konsekwencje otrzymania faktur wystawionych poza systemem KSeF. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał już interpretację w tej sprawie, która uspokaja podatników.
Otrzymanie faktury wystawionej z naruszeniem obowiązku korzystania z KSeF nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT, o ile spełnione są ogólne warunki wynikające z przepisów ustawy o VAT.
Okres przejściowy i ulgi
Ustawodawca przewidział pewne ułatwienia na początkowy okres:
- Do końca 2026 roku nie będą stosowane kary za błędy we wdrażaniu nowych zasad
- Skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni dla firm korzystających z systemu
- Możliwość wystawiania faktur poza KSeF do kwoty 10 000 zł miesięcznie do końca 2026 roku
Akcja informacyjna skarbówki
Krajowa Administracja Skarbowa intensyfikuje działania informacyjne:
- Wydłużone godziny pracy urzędów skarbowych (do godz. 20:00) w dniach 26-30 stycznia
- Cykl "Środy z KSeF" trwający do 11 lutego w jednostkach KAS w całej Polsce
- Indywidualne konsultacje z ekspertami podczas dni otwartych
Obawy przedsiębiorców
Badania pokazują, że ponad połowa małych firm obawia się wprowadzenia KSeF do tego stopnia, że chciałaby odroczenia jego startu. Główne przyczyny obaw to:
- Brak odpowiedniego przygotowania systemów informatycznych
- Niewystarczająca wiedza o nowych procedurach
- Obawy przed konsekwencjami błędów w początkowym okresie
- Koszty dostosowania istniejących systemów księgowych
Ministerstwo Finansów zapewnia, że podstawowe narzędzia do wystawiania i odbierania faktur w KSeF będą bezpłatne. Firmy będą mogły korzystać z prostego interfejsu webowego bez konieczności inwestowania w drogie oprogramowanie.
Co dalej?
Krajowy System e-Faktur to największa rewolucja w dokumentowaniu sprzedaży w Polsce od lat. Mimo początkowych trudności i obaw przedsiębiorców, system ma przynieść korzyści w postaci szybszych zwrotów VAT i usprawnienia kontroli skarbowych.
Firmy, które jeszcze nie rozpoczęły przygotowań do KSeF, powinny jak najszybciej skorzystać z dostępnych form wsparcia. Czas na przygotowania szybko się kończy, a od 1 lutego nowy system stanie się rzeczywistością dla tysięcy największych polskich przedsiębiorstw.
